Jak mně funguje práce na dálku, online školení?

Školím uživatele, jak efektivně a účelně používat aplikace G Suite od společnosti Google nejen pro podnikatelskou ale i osobní agendu. Online školení jsem používal i před nouzovým stavem, ale prakticky se jednalo o formu „one to one“. Moje poslední online skupina měla 47 lidí a popravdě, byl to hukot. Za období cca měsíce jsem online proškolil okolo 100 uživatelů. Jak mě funguje práce na dálku a online školení, nově webináře?

Rovnou říkám, jedná se o zcela jinou disciplínu. Mnoho návyků a věcí, které vám fungovalo, nyní v online prostoru prostě fungovat nemusí. Začnu tak trochu od konce. Uživatele nechávám vyplňovat zpětnou vazbu, na základě ní automaticky a bez mého zásahu generuji netradiční certifikát ze školení.

Prostý pohled čísel

Pořád pořádám stejné typy školení. U „živého“ školení, kdy stojím před účastníky, držím souhrnné průměrné hodnocení 1,15. Školení pomocí videokonferencí ale dosahuje horší průměrné známky 1,57. Co je tedy jinak? Jaké mám pro to vysvětlení?

Klasická forma školení

Pracuji s myšlenkou, že na klasickém školení mám možnost pracovat s mnoha vjemy. Jak vypadám, jak na lidi působím, jak se vyjadřuji, jak jsem schopen a ochoten pomoci s aktuálně objeveným problémem, jak debatuji o přestávkách atd. Někdy s účastníky jdeme na oběd, nebo na drobné občerstvení. Můžeme zajít do restaurace nebo vinárny po skončení akce. To jsou mnohdy sociální aspekty, možná už drobná vazba na školitele, která zákonitě ovlivňuje hodnocení.

Pro dokreslení situace budu do článku vkládat citace od klientů ze zpětné vazby.

„Školení vedl i z časového hlediska efektivně, u ničeho jsme se zbytečně nezastavovali, když něco nefungovalo, podíval se na to s člověkem individuálně, takže skupina jako celek se stále dozvídala něco nového a prakticky si to zkoušela na svých noteboocích, což vnímám také jako velký benefit.“

Na klasickém školení můžete lépe reagovat na situaci, kdy je výklad pomalý, nebo naopak moc rychlý. Můžete lépe udržovat koncentraci účastníků a „oživovat“ jejich aktivitu a zapojení.

„Časové rozvržení bylo také ideální a díky praktickému zkoušení jednotlivých aplikací nebyl únavný dokonce ani po obědě :).“

Podívejme se na slovní hodnocení toho, co se účastníkům nelíbilo. Občas šlo o připomínky typu: chtělo by to více času, nebo školení bylo náročné – hodně informací.

Online forma školení

Forma „jeden na jednoho“ je ta lepší varianta. Vedete vesměs dialog s klientem, řešíte přímo jeho problémy, dotazy. Dáváte klientovi přímou protihodnotou v tom co, potřebuje nebo očekává.

Pokud však vedete online školení na dálku (zkušenosti z posledního školení pro 47 uživatelů), vše je najednou jiné.

Nemáte možnost sledovat a mít zpětnou vazbu o každém z účastníků (ano, můžete zapojit asistenty atd., ale to se bavíme už v trochu jiné rovině organizace).

Pro udržování koncentrace a spolupráce zapojuji více interaktivní formu výkladu. Účastníci více zkoušejí a pokud jsou z jedné společnosti, pracují mezi sebou. Snažím se pokládat více otázek. Vlastně online formě přizpůsobuji obsah. Dá se říci, vzniká jedna verze materiálů pro klasické školení a jiná verze online školení. Některé věci v online prostě škrtnu (nebo odkáži na dobře zpracované zdroje). Škrtám více teorii a více zapojuji praktické ukázky.

„Bola som milo prekvapená. Myslela som, že mnohé zo základných funkcionalít G-suite už poznám, ale ukázali ste mi veľa nových možností, ako zlepšiť prácu.“

A proč je hodnocení horší? Možná i proto, že se postupně tuto formu výkladu učím. Mít během měsíce celodenní školení pro 40 uživatelů, tříhodinové pro 47 není prostě jednoduché a v normálním klasickém školení bych jej nemohl nebo ani nechtěl takto hromadně dělat. Jedním z důvodů snížené známky vidím v připomínkách ohledně kvalitě zvuku. Byť to byla připomínka jen z poslední 30 minutovky, hodnocení to zákonitě ovlivnilo.

Práce na dálku, příprava, technika a pár rad na závěr

Zatímco při klasickém školení si pomůžeme improvizací, při online školení máme smůlu. Jak říkali už na vojně: „bez spojení není vedení“. Mám náhradní notebook nebo tablet. Projektory dva nevozím, ale většinou školím v prostorách objednatele a tak věřím, že bychom se vždy nějak domluvili.
V online verzi školení nebo při práci na dálku, kromě zařízení z kterého školím, potřebuji mít opravdu kvalitní Internet připojení. Pracuji samozřejmě s variantou náhradního připojení (v mém případě mobilní wifi router). Počítejte s tím, že v době krize jsou datové linky více přetížené a že to co fungovalo dobře, fungovat nemusí. Navíc je potřeba, aby i druhá strana měla dostatečně kvalitní Internetové spojení. Ne vždy tomu tak je. Buďte na tuto variantu připraveni a mějte to zmíněné v popisu nebo podmínkách online školení.
Můj technický setup je jednoduchý, ale snažím se jej postupně vylepšovat. Jako Google Cloud Partner používám videokonferenční službu Google Meet. Výhodu spatřuji v jednoduchosti. Klienti se velice jednoduše připojí (potřebují jen Google Chrome, internet a pozvánku s odkazem). Nemusí nic instalovat.
Ať už budete používat jakékoliv řešení nebo platformu, důležité je si vše vyzkoušet předem. Nejen možnosti ovládání aplikace. Buďte připravení i na to, že klienti mohou hlásit různé technické a objektivní potíže. Doporučuji vám, poslat klientům návod k připojení a ovládání videokonference předem. Vy si samozřejmě rozhodně vyzkoušejte to, jak systém vypadá z druhé strany, z pozice klienta.
Prezentaci můžete oživit různými interaktivními scénáři. Jednou z možností jsou kvízy, uzavřené otázky, nebo online hlasování. Na to může použít Google formuláře. Rád používám cloudovou službu MIRO (která vám nahradí tabuli, dovolí interaktivně zapojit posluchače, prezentace nebo pomůže s přípravou).
Kromě počítače mívám připojený tablet (případně telefon), kde mívám spuštěnou prezentaci a kde také vidím obrazovku tak, jak jí vidí klient.
Používám externí kameru. Nastavte ji do výšky vašich očí. Dejte pozor na to, co je vidět za vámi. Věšák z prádlem, neustlaná postel, vypité flašky nebo binec nebude asi dobrou vizitkou vašich služeb. Stejně tak dbejte na to, aby jste byli dostatečně upravení a vhodně oblečení.
Dělejte častější krátké přestávky. Je potřeba, aby jste byli dostatečně odpočatí. Mějte připravenou vodu, neodbíhejte během aktivního bloku od videokonference. Zajistěte si klid v místnosti.

„Skvěle připravený, profesionální přístup, moc se mi líbilo, že věděl, na jakém levelu pracujeme a přizpůsobil tomu školení.“

Podstatným a možná nejdůležitějším kritériem je dosažení kvalitního přenosu vašeho hlasu. Viz hodnocení technických parametrů výše. Doporučuji pořízení kvalitního externího mikrofonu. Přiznám se, zde ideální řešení stále hledám a testuji. Rozhodně se snažte mluvit zřetelně, volte adekvátní tempo.

„Spokojnosť, príjemné vystupovanie, ochotný odpovedať na otázky, vysvetľovanie bolo zrozumiteľné – jasné a jednoduché, tak aby každý pochopil :)“

Je vhodné, aby si účastníci předem vypnuli mikrofon a zapínali jej jen v případě dotazu. Pro vzájemnou a nerušenou komunikací můžete využít možností chatu. Chat funguje jak ve službě Google Meet, ale můžete využít možnosti pokládání otázek díky funkci v Google prezentacích. Upozorňuji, že pro vás jako prezentujícího je obtížné kontrolovat nové zprávy. Já se snažím reagovat pravidelně po určitých úsecích v prezentaci. Stejně tak se často účastníků ptám, jestli bylo vše jasné, jestli bylo všemu dobře rozumět.
Na začátku online prezentace je dobré si ověřit, že vás všichni vidí a slyší. Osvědčilo se mě, mít na druhé stráně kontaktní osobu, která případně zasáhne nebo pomůže tak, aby online prezentace pokračovala ke zdárnému konci.
Jednou z nejvíce využívanou možností je na mém školení sdílení obrazovky. Mohu interaktivně ukazovat, učit vše co je třeba.
Google Meet umožňuje dočasně ve všech edicích nahrávání prezentace. Je to skvělá věc. Skoro uvažuji, že si snad kvůli tomu aktivuji časem nejvyšší tarif G Suite.
Pěknou možností balíčku G Suite je přehled o proběhlé online schůzce s množstvím detailů a informací (počet účastníků, aktivitu, kvalitu přenosu atd.). Neskutečně užitečný přehled, část obrázků přikládám.