Jak automatizované generování dokumentů ušetřilo 1 pracovní sílu

Klient zpracovává znalecké posudky, různé dokumentace a odborné expertizy, a to desítky měsíčně. Doposud pro přípravu používal šablony ve Wordu a vkládal ručně několik výpočtových tabulek v Excelu. Čistě technické zpracování dokumentu do správné formy zabralo 3-4 hodiny práce. Po nasazení G Suite, mé upravené šablony posudku a Dokument Studia trvá příprava dokumentu okolo 20 minut. Tím klient šetří celý jeden pracovní úvazek měsíčně.

Jaký byl původní stav

• Existovaly šablony posudků (a ostatních dokumentů) ve Wordu, obsah se upravoval podle daného případu. Jedna z nevýhod – na několik místech se duplicitně zadávaly údaje o předmětu posudku, identifikační údaje, výpočty atd.
• Do šablony se vkládaly výpočtové tabulky, které zaměstnanci připravovali v Excelu. Když došlo ke změně ve výpočtu, musela se daná tabulka vložit znovu.
• Vkládaly se komentáře, legendy k tabulkám
• Ukládání pracovních dat na různá místa, vznikala následně povinnost přenášet cílová data do centrálního úložiště.

Cílový stav

• Klient často cestuje vlakem a chtěl posudky vytvářet, kontrolovat také na iPadu.
• Data zadávat pouze 1x
• Šablonu posudku, resp. vytvoření návrhu posudku aplikovat na jeden “klik”
• Veškeré posudky mít centrálně uložené a kdykoliv a kdekoliv přístupné

Jak to celé funguje

• Zaměstnanci zpracují výpočty v aplikaci pro soudní znalce, data jednoduše přepíšou pomocí Google formuláře.
• Automaticky se data z Google formuláře propíší do Google tabulky. Z ní se pak pomocí Document Studia přenáší do připravené šablony posudku. Z té se automaticky vygeneruje dokument – návrh znaleckého posudku.
• Klient si může přegenerovaný dokument, posudek zkontrolovat jak mobilně na telefonu, iPadu nebo na notebooku.
• Finální dokument v rozsahu 10-50 stran exportuje do .pdf, podepisuje, odesílá.

Základní schéma

Výsledek? Firma uspořila jedno pracovní místo

Celý proces vytváření dokumentů snižuje administrativní zátěž pracovníků Znaleckého institutu. Jak se nám majitel společnosti svěřil, došlo ke značné úspoře času nutného k tvorbě dokumentace. A to tak výrazně, že po odchodu jednoho z pracovníků nemusel na jeho místo nabírat nového kolegu. Jednalo se tak o úsporu jednoho pracovního místa v kolektivu aktuálně čítajícím deset kolegů.

Celé vymyšlení, nasazení, a doladění zabralo 10 hodin práce. Což se klientovi velice rychle vrátilo.

 

Znalecký institut s.r.o.

Znalecký institut s.r.o. je ryze česká společnost zabývající se ekonomikou – oceňováním. Díky naší síti vysoce zkušených znalců a odhadců působíme po celé České republice i mimo ni. Naši klienti spoléhají na naše rady, znalosti a zkušenosti v tomto specializovaném odvětví a díky našim službám posilují svůj ekonomický přínos a účetní hodnoty. Nabízíme širokou škálu služeb na nejvyšší možné úrovni.

Znalecký institut s.r.o. je pro-klientsky řízená společnost věnující se poradenství a službám, poskytovaným časově a nákladově efektivním způsobem.