Migrace emailů do G Suite bez starostí

Nastavení G Suite, migrace emailů

Zadání od marketingové agentury Unikum Solutions bylo prosté: „Potřebujeme někoho, kdo nám nastaví balíček aplikací G Suite a pomůže s migrací emailů ze stávajícího prostředí do prostředí podnikových aplikací G Suite.“ Prostě paráda. A to zejména proto, že se společnost Unikum pyšní statusem Google Premier Partner. Zkrátka tohle nejsou žádná ořezávátka :).

 

Nabídka, která se neodmítá?

Po vypracování nabídky a harmonogramu prací proběhla úvodní konzultace v sídle společnosti. Mnohé se upřesnilo. Harmonogram zůstal stejný, ale větší důraz začal být kladen na přenos e-mailů z předchozího řešení do podnikového řešení G Suite. Navíc někteří uživatelé používali poštovní schránku i pro svou osobní komunikaci. Nyní však bylo cílem využít G Suite pouze pro pracovní e-maily.

S výsledným požadavkem zadavatele na zkrácení celkové doby implementace bylo jasné, že klíčové bude nastavení vhodné metody migrace.

 

Nastavení G Suite je rutina, migrace emailů ne

Ano, nastavení G Suite, zabezpečení, aliasy, skupiny, distribuční skupiny a spoustu dalších taškařic můžeme brát jako rutinní nastavení. Naproti tomu migrace dat bývá zpravidla unikátní. Záleží nejen na typu stávajícího poštovního řešení, ale i na počtu uživatelů, množství zpráv, celkové velikosti dat, v některých případech i na internetové konektivitě.

Nelze ale také zapomínat na případné požadavky na zachování soukromí migrovaných dat uživatelů a spoustu jiných aspektů.

 

Špatný odhad, poučení aneb rosteme i z chyb?

Přesně tak. Osobně se snažím maximalizovat svou spolehlivost ve všech potřebných aspektech. Kladu proto důraz jak na základní lidskou slušnost, dodržení termínů a dohod, tak i na maximální ochranu svých klientů. Podívejme se na to, co se z mých původních představ úplně nezdařilo.

1. Vrozený optimismus – na základě zkušeností z předchozích migrací jsem počítal s rychlejším průběhem, než nakonec reálně nastal.
2. Nedůslednost – netrval jsem na přesném zjištění celkového počtu a objemu migrovaných zpráv. I když se odhady řádově nelišily, celkovou dobu migrace by neovlivnily, mohl jsem s predikcí doby migrace lépe pracovat.

 

Technické řešení, zvolená metoda

Fakta byla následující. Společnost Unikum používala poštovní systém webového poskytovatele, e-maily končily v prostředí gmail.com. Společnost si nepřála, abych získal jakékoli přístupové údaje k poštovním schránkám uživatelů. Podmínkou bylo, že v novém poštovním řešení G Suite nebudou privátní e-maily uživatelů.

Nakonec jsme si upřesnili, že nebudeme řešit synchronizaci, napojení stávajících gmail.com účtů na účty pod službou G Suite. To už by bylo hodně omezujících podmínek. Za sebe si však dovolím ještě jednu neméně důležitou přidat – minimální obtěžování klienta po dobu migrace emailů.

Zvolil jsem systémovou službu Data Migration Service (česky prostě migrace dat). Výhodou je, že služba běží na pozadí. Po úvodním nastavení zbývá jen kontrolovat stav migrace. Tím je splněna podmínka, že uživatel nebude zbytečně obtěžován. Celé nastavení se provádělo pomocí vzdáleného propojení, přístupové údaje k původním e-mailovým schránkám vkládala pověřená pracovnice agentury Unikum. Jelikož se migrovaly e-maily z prostředí gmail.com do (svými parametry) totožného prostředí, neočekávaly se žádné vážné chyby z důvodu nekompatibility výchozího a cílového prostředí.

Původní myšlenkou přechodu bylo vyloučit “privátní” e-maily a migrovat už jen ty “pracovní”. Migrační metoda tento princip podporuje. Přesto jsem od tohoto řešení nakonec upustil. Migroval jsem raději veškeré e-maily. U dotčených uživatelů s výskytem privátních e-mailů jsem po skončení migrace navrhl a nastavil pravidla, díky kterým bylo možné soukromou poštu odmazat.

 

Zhodnocení projektu nastavení G Suite

Oproti optimistickému odhadu se migrace protáhla o jeden týden u nejvíce sledovaného uživatele. U většiny ostatních byla migrace dokončena do druhého dne. Uživatelé měli samozřejmě přístup ke svým původním e-mailům, ale ty nebyly do doby dokončení přenosu sjednoceny do jedné poštovní schránky. Po celou dobu migrace jsem poskytoval servis, konzultace a prováděl kontrolu.

Výsledkem je fungující firemní prostředí pro komunikaci a stoprocentní převedení původních emailů do nově vzniklých poštovních schránek.

 

V rámci zefektivnění práce v online marketingu jsme jako progresivní agentura pocítili potřebu přechodu na řešení G Suite. Při výběru správného partnera, který by nám pomohl celý přechod uskutečnit, jsme se při benchmarku zaměřili hlavně na odbornost, zkušenosti a pozitivní reference. Ze všech adeptů jsme se z uvedených důvodů rozhodli využít služby Cleverity.cz.

 

Spolupráce s panem Pohnánem se hned od začátku nesla správným směrem. Ujasnění podmínek přechodu, příprava a konzultace plánu celého přechodu na úvodním střetnutí, stejně jako odbornou pomoc při řešení vzniklých problémů a celkovou finalizaci projektu můžeme zhodnotit na výbornou. Kromě trpělivého přístupu pana Pohnána, jsme získali více tipů na to, jak správně pracovat se segmentací e-mailů, ale i jak více využít jednotlivé Google aplikace G Suite.

Pokud řešíte i Vy využití služby G-Suite a zefektivnění práce s nástroji Googlu, doporučujeme odborníky z Cleverity.cz

 

UNIKUM Solutions, Google Premier Partner

Google Premier Partner, který se postará o váš online marketing. PPC reklama, SEO, sociální sítě nebo affiliate marketing. Přemýšlíme SMART a víme, že zákazník potřebuje všechno nejdřív SEE. Nepodceňujeme THINK, zapojit hlavu se nám už mnohokrát vyplatilo a zákazníky jsme přiměli k DO. Praktikujeme i CARE servis a vytváříme LOVE BRAND.