Jak si ušetřit čas generováním dokumentů
Víte co je nejlepší? Když něco „maká“ zcela za vás. Na svých školeních učím uživatele, jak efektivně a jednoduše používat Google G Suite aplikace a to jak pro každodenní pracovní tak i pro osobní agendu. Připravuji veřejná, individuální i firemní školení. Ukazuji možnosti automatizace. A tak jsem si prostě dal jedna a jedna dohromady a vzniknul z toho systém automatizovaného generování certifikátů ze školení.
Zpětná vazba je dobrá, ale super je, když vše maká samo
Princip fungování je prostý. Uživatele na konci školení vyzývám k vyplnění zpětné vazby. Používám k tomu jednoduchou aplikaci z balíku G Suite, oblíbené Google formuláře. Účastník školení vyplní základní údaje jméno, příjmení, kurz, email ale i to, co se mu na školení a na mém výkonu líbilo, nelíbilo.
Zapojení je prosté, prostě to “prodrátuji”
Vyplněná data putují do propojené Google tabulky (takový webový Excel) a zároveň se spustí automatizační část – Google script. Ten začne kouzlit (ano, to jsou ta kouzla, jak poznamenala jedna z účastnit školení).
Vyrábíme dokument, certifikát ze školení
Vše funguje na principu náhrady textu v předpřipravené šabloně Google dokumentu. Google script vezme vyplněná data a doplní je (dochází k náhradě textu) do nově vygenerovaného Google dokumentu z připravené šablony. Pak pomocí getAs(MimeType.PDF) a DriveApp v Google scriptu převedeme vytvořený dokument na pdf verzi. PDF také obsahuje finální očíslovanou verzi certifikátu.
Vyrábíme e-mail, kde pěkně poděkujeme
V druhém kroku obdobným způsobem připravíme e-emailovou zprávu (opět jí tvoříme na základě Google dokumentu – šablony). Pro dokonalost uživatele v e-mailu oslovíme dle českých zvyklostí (používám veřejně dostupnou Javascript knihovnu). E-mail s připraveným tělem zprávy a přiloženým pdf certifikátem automatem zašlu účastníkovi školení.
Co mě řešení přineslo?
Jednak je to skvělá demonstrace možností celého kancelářského balíčku G Suite. Musím říci, že uvedený způsob demonstrace účastníci školení opravdu oceňují. Účastníci jako bonus obdrží očíslovaný certifikát o absolvování školení, doplněný o ilustraci “pana Obláčka” od ilustrátorky Ladislavy Pechové. Pro mne je přínosem nenásilné získání zpětné vazby a spousta ušetřeného času nad výrobou a distribucí certifikátu ze školení. Prostě win – win řešení.
