+420 606 33 99 37
Efektivní práce s Google diskem, sdílení a nastavení práv v Google disku

Efektivní práce s Google diskem: jak na sdílení a nastavení práv?

Víte, jak si efektivně zorganizovat Google disk? Jak používat sdílení pro soubory nebo složky? Dnešní článek s bonusovou infografikou vám osvětlí, jak ke sdílení práv a některým dalším akcím využijete nástroj Google aplikace Google G Suite.

Sdílení odkazů šetří čas i práci

Pokud chcete na dokumentu provádět libovolné operace s vybranými uživateli, nejhorším způsobem je poslat vybraným uživatelům jeho kopii. Jakmile se vám dokumenty se změnami začnou scházet zpět, můžete vše začít kompletovat ručně. Díky G Suite naštěstí existuje možnost, jak se takové nudné práci vyhnout.

sdílení odkazů Google diskSdílet dokument nebo složku můžete i s uživateli, kteří nemají vlastní Google účet. Sdílení provedete jednoduše pomocí zaslaného odkazu. Příjemci nastavíte práva, tedy co všechno s dokumentem může dělat. Obdobně můžete položku sdílet všem pomocí webu – potom se přístup k dokumentu dá vyhledat.

Druhou možností je sdílet dokument nebo složku s kýmkoli ve vaší G Suite doméně. Případně s kýmkoli ve vaší doméně G Suite, kdo má odkaz.

Nejlákavější volbou je sdílení s konkrétními uživateli – přesně nastavíte, kdo a jak může přistupovat ke sdílenému souboru nebo složkám. Dotyčný však musí mít Google ověření, respektive Google účet. U sdílení s konkrétními uživateli můžete také nastavit a omezit dobu platnosti odkazu.

Variabilní nastavení práv

Sdílení a nastavení práv v G Suite pro Google diskJednotlivé soubory mají nastavitelná práva Může prohlížet, Může komentovat nebo Může editovat. Složkám lze nastavit právo Pouze zobrazit nebo Uspořádávat, přidávat a upravovat.

Důležitá je možnost nastavení Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele, která umožní nastavení přístupu měnit pouze vlastníkovi dokumentu nebo složky. Druhou volbou je možnost Uživatelé s oprávněním prohlížet či komentovat nemohou stahovat, tisknout ani kopírovat.

Vyznejte se v dědění oprávnění

Dědění oprávnění vychází z jednoduché hierarchie: v adresářové a souborové struktuře se dědí z horní části směrem dolů. Nikdy naopak. Princip platí hlavně v situaci, kdy jako vlastník zakládáte další podsložky.

Nevýhodou Google disku je, že na disku může vznikat také adresářová struktura s jinou strukturou oprávnění. Tato situace nastává, když má jiný uživatel možnost zápisu ve složce, a tak zde založí podsložku. Následně může měnit oprávnění, protože pro službu vystupuje jako vlastník. Situaci lze zamezit nastavením volby Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele.

Pozor na funkci Delete

Pokud jste vlastníkem souboru nebo složky, můžete je smazat pouze vy. Vymazané položky vám zůstanou v koši po dobu 25 dní, kdy je můžete případně obnovit.

Jiná situace nastane, pokud vlastníkem souboru nebo složky nejste. Položky v tom případě můžete odstranit, nikoliv však vymazat. Stačí pokud v nadřízené složce držíte právo Uspořádávat, přidávat a upravovat. Odstraníte ale pouze odkaz. Soubor nebo složka dál fyzicky existuje, pouze se nezobrazí v nadřízené složce, protože jste zrušili propojení, zrušily jste odkaz.

Obnovu odkazu může provést např. vlastník, pokud ve vyhledávání zadá vyhledávací frázi:

is:unorganized owner:<vlastník | me>

Jaké komu nastavit oprávnění?

Vlastník (owner) může provádět jakékoli operace “nad daty”. Může nastavovat, zda další uživatel smí měnit nastavení přístupu nebo přidávat další uživatele. Může fyzicky vymazat soubor nebo složku, případně vlastnictví dat předat jinému uživateli.

Uživatel s právy Uspořádávat, přidávat a upravovat může odmazat propojení na složky a soubory, editovat cílový dokument, případně ve složkách vytvářet soubory a podsložky (pokud to vlastník konkrétní složky dovoluje).

Uživatel s právy pouze ke čtení může prohlížet cílová data. Nemůže data smazat a nemá ani oprávnění do složek přidávat další soubory a podsložky.

Založení adresářové struktury v G Suite

V případě organizace nebo více účtů doporučuji vytvořit základní adresářovou strukturu pod jedním uživatelem, tzv. superadministrátorem domény G Suite. Někdy může být vhodné mít založený samostatný admin účet, který se v podobných případech používá.

V prvním kroku založíme hlavní složku (root folder). Nazveme ji třeba podle organizace (Firemní disk Cleverity). Poté vytvoříme skupinu (nazveme ji FS_All) a udělíme jí právo číst. Do této skupiny můžeme nechat automaticky přiřazovat všechny uživatele, nebo můžeme ty, kteří budou mít následně další přístup k souborové struktuře, sami určit.

google disk právo zobrazit

V dalších krocích vytváříme podsložky. Je na vás, jakou použijete konvenci. Zda vytváříte složky na základě projektů, organizačního diagramu, nebo na úplně jiném principu.

Vytváření a spravování podsložek

Pro názornost si vytvoříme podsložku s názvem Fakturace. Přiřadíme jí vytvořenou skupinu nazvanou třeba FS_Fakturace, které přidělíme právo zápisu. Následně odebereme skupinu FS_All s právem čtení.

google disk právo editovat

Do skupiny FS_Fakturace přiřadíme členy a uživatele, kteří budou mít přístup do této adresářové struktury a budou do ní moci zapisovat. Pokud bychom někomu chtěli přidělit možnost nahlížení, můžeme vytvořit skupinu (např. FS_Fakturace_read) a této skupině přidělit právo čtení. Do skupiny pak přiřadíme uživatele, kteří budou mít možnost procházet a zobrazovat data v této složce.

Pokud si chceme být jisti, že uživatelé s právy zápisu nebudou pod uvedenou složkou Fakturace vytvářet vlastní podsložky s jinak nastavenými právy, využijeme možnosti nastavení: Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele.

Takto postupujeme pro další podsložky první úrovně. Chceme-li, aby uživatelé viděli sdílenou adresářovou strukturu Firemní disk Cleverity na svém Google Drive disku, dosáhneme toho jednoduše tak, že uživatele navedeme na akci Přidat na můj disk v Google Drive sekci Sdíleno se mnou.

Bonusový materiál

g suite, infografika zdarma

Získejte zdarma Bonusový obsah

Bonusová infografika vám osvětlí, jak používat sdílení a nastavování práv v G Suite aplikaci Google disk přehledně.

Sdílejte nás prosím!

3 komentáře u „Efektivní práce s Google diskem“

  1. Dobrý deň,
    fajn príspevok, ďakujem.
    Chýba mi jeden krok „Poté vytvoříme skupinu (nazveme ji FS_All)“ Prosím Vás, kde sa vytvára skupina, ktorú môžem použiť pri udeľovaní oprávnení?

    Ďakujem pekne

    1. Děkuji, skupiny tvoříte např. v administrativním menu na admin.google.com (tj. pouze administrátor G Suite řešení nebo Google Cloud Partner). Pěkný den. R.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *