+420 606 33 99 37
Efektivní práce s Google diskem, sdílení a nastavení práv v Google disku

Efektivní práce s Google diskem: jak na sdílení a nastavení práv?

Víte, jak si efektivně zorganizovat Google disk? Jak používat sdílení pro soubory nebo složky? Dnešní článek s bonusovou infografikou vám osvětlí, jak ke sdílení práv a některým dalším akcím využijete nástroj Google aplikace Google G Suite.

Sdílení odkazů šetří čas i práci

Pokud chcete na dokumentu provádět libovolné operace s vybranými uživateli, nejhorším způsobem je poslat vybraným uživatelům jeho kopii. Jakmile se vám dokumenty se změnami začnou scházet zpět, můžete vše začít kompletovat ručně. Díky G Suite naštěstí existuje možnost, jak se takové nudné práci vyhnout.

sdílení odkazů Google diskSdílet dokument nebo složku můžete i s uživateli, kteří nemají vlastní Google účet. Sdílení provedete jednoduše pomocí zaslaného odkazu. Příjemci nastavíte práva, tedy co všechno s dokumentem může dělat. Obdobně můžete položku sdílet všem pomocí webu – potom se přístup k dokumentu dá vyhledat.

Druhou možností je sdílet dokument nebo složku s kýmkoli ve vaší G Suite doméně. Případně s kýmkoli ve vaší doméně G Suite, kdo má odkaz.

Nejlákavější volbou je sdílení s konkrétními uživateli – přesně nastavíte, kdo a jak může přistupovat ke sdílenému souboru nebo složkám. Dotyčný však musí mít Google ověření, respektive Google účet. U sdílení s konkrétními uživateli můžete také nastavit a omezit dobu platnosti odkazu.

Variabilní nastavení práv

Sdílení a nastavení práv v G Suite pro Google diskJednotlivé soubory mají nastavitelná práva Může prohlížet, Může komentovat nebo Může editovat. Složkám lze nastavit právo Pouze zobrazit nebo Uspořádávat, přidávat a upravovat.

Důležitá je možnost nastavení Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele, která umožní nastavení přístupu měnit pouze vlastníkovi dokumentu nebo složky. Druhou volbou je možnost Uživatelé s oprávněním prohlížet či komentovat nemohou stahovat, tisknout ani kopírovat.

Vyznejte se v dědění oprávnění

Dědění oprávnění vychází z jednoduché hierarchie: v adresářové a souborové struktuře se dědí z horní části směrem dolů. Nikdy naopak. Princip platí hlavně v situaci, kdy jako vlastník zakládáte další podsložky.

Nevýhodou Google disku je, že na disku může vznikat také adresářová struktura s jinou strukturou oprávnění. Tato situace nastává, když má jiný uživatel možnost zápisu ve složce, a tak zde založí podsložku. Následně může měnit oprávnění, protože pro službu vystupuje jako vlastník. Situaci lze zamezit nastavením volby Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele.

Pozor na funkci Delete

Pokud jste vlastníkem souboru nebo složky, můžete je smazat pouze vy. Vymazané položky vám zůstanou v koši po dobu 25 dní, kdy je můžete případně obnovit.

Jiná situace nastane, pokud vlastníkem souboru nebo složky nejste. Položky v tom případě můžete odstranit, nikoliv však vymazat. Stačí pokud v nadřízené složce držíte právo Uspořádávat, přidávat a upravovat. Odstraníte ale pouze odkaz. Soubor nebo složka dál fyzicky existuje, pouze se nezobrazí v nadřízené složce, protože jste zrušili propojení, zrušily jste odkaz.

Obnovu odkazu může provést např. vlastník, pokud ve vyhledávání zadá vyhledávací frázi:

is:unorganized owner:<vlastník | me>

Jaké komu nastavit oprávnění?

Vlastník (owner) může provádět jakékoli operace “nad daty”. Může nastavovat, zda další uživatel smí měnit nastavení přístupu nebo přidávat další uživatele. Může fyzicky vymazat soubor nebo složku, případně vlastnictví dat předat jinému uživateli.

Uživatel s právy Uspořádávat, přidávat a upravovat může odmazat propojení na složky a soubory, editovat cílový dokument, případně ve složkách vytvářet soubory a podsložky (pokud to vlastník konkrétní složky dovoluje).

Uživatel s právy pouze ke čtení může prohlížet cílová data. Nemůže data smazat a nemá ani oprávnění do složek přidávat další soubory a podsložky.

Založení adresářové struktury v G Suite

V případě organizace nebo více účtů doporučuji vytvořit základní adresářovou strukturu pod jedním uživatelem, tzv. superadministrátorem domény G Suite. Někdy může být vhodné mít založený samostatný admin účet, který se v podobných případech používá.

V prvním kroku založíme hlavní složku (root folder). Nazveme ji třeba podle organizace (Firemní disk Cleverity). Poté vytvoříme skupinu (nazveme ji FS_All) a udělíme jí právo číst. Do této skupiny můžeme nechat automaticky přiřazovat všechny uživatele, nebo můžeme ty, kteří budou mít následně další přístup k souborové struktuře, sami určit.

google disk právo zobrazit

V dalších krocích vytváříme podsložky. Je na vás, jakou použijete konvenci. Zda vytváříte složky na základě projektů, organizačního diagramu, nebo na úplně jiném principu.

Vytváření a spravování podsložek

Pro názornost si vytvoříme podsložku s názvem Fakturace. Přiřadíme jí vytvořenou skupinu nazvanou třeba FS_Fakturace, které přidělíme právo zápisu. Následně odebereme skupinu FS_All s právem čtení.

google disk právo editovat

Do skupiny FS_Fakturace přiřadíme členy a uživatele, kteří budou mít přístup do této adresářové struktury a budou do ní moci zapisovat. Pokud bychom někomu chtěli přidělit možnost nahlížení, můžeme vytvořit skupinu (např. FS_Fakturace_read) a této skupině přidělit právo čtení. Do skupiny pak přiřadíme uživatele, kteří budou mít možnost procházet a zobrazovat data v této složce.

Pokud si chceme být jisti, že uživatelé s právy zápisu nebudou pod uvedenou složkou Fakturace vytvářet vlastní podsložky s jinak nastavenými právy, využijeme možnosti nastavení: Uživatelé s oprávněním upravovat nemohou měnit nastavení přístupu ani přidávat nové uživatele.

Takto postupujeme pro další podsložky první úrovně. Chceme-li, aby uživatelé viděli sdílenou adresářovou strukturu Firemní disk Cleverity na svém Google Drive disku, dosáhneme toho jednoduše tak, že uživatele navedeme na akci Přidat na můj disk v Google Drive sekci Sdíleno se mnou.

Bonusový materiál

infografika, efektivní práce s G Suite, Google disk, Google drive

Líbil se vám článek? Tak proč o něm nepovíte svým kamarádům! Děkuji vám.

18 komentáře u „Efektivní práce s Google diskem“

  1. Dobrý deň,
    fajn príspevok, ďakujem.
    Chýba mi jeden krok „Poté vytvoříme skupinu (nazveme ji FS_All)“ Prosím Vás, kde sa vytvára skupina, ktorú môžem použiť pri udeľovaní oprávnení?

    Ďakujem pekne

    1. Děkuji, skupiny tvoříte např. v administrativním menu na admin.google.com (tj. pouze administrátor G Suite řešení nebo Google Cloud Partner). Pěkný den. R.

  2. V organizaci využíváme Google Suit, sdílení složek i souborů. Jde nastavit něco jako pravidlo oznámení i pro celou složku? Pokud do složky je něco přidáno, nebo dokument je upraven, lidé, kterým je nasdílena, dostanou oznámení.
    Tedy něco jako v pravidlo oznámení pro dokument, ale naopak – jde mi o informování lidí, nejenom „majitele“ dokumentu či složky. Děkuji

    1. Dobrý den Lído,

      děkuji za dotaz. Toto standardně (zatím) Google neumí, fakt je, že to poptá občas pár uživatelů. Možnost řešení by mohla být pomocí online služby Zapier (kde se dá vygenerovat notifikace) v případě nového souboru nebo složky. Zde obecně upozorňuji, že dáváte „různá práva“ další cloud službě. Druhou možností by mohlo být rozšíření pomocí Google scriptu (java script program), který by změny monitoroval. Google script je limitován, takže je otázka, zda by byl vhodný.
      Pěkný den
      R.

  3. Dobrý den,

    je možné sdílet s někým složku a dát mu právo úprav tak, aby když on nahraje na Drive do mnou nasdílené složky soubor, aby se čerpal můj limit zakoupeného místa na disku, a ne jeho? Díky.

    1. Dobrý den Petře,

      přímo ne, vlastníkem je ten, kdo soubor nahraje (toho místo se ukusuje:) Pomocí by mohlo být řešení pomocí Google Scriptu, který by vlastnictví převáděl. Někdo takto řeší i nahrávání do složky pro „všechny“…

      Radek

  4. Dobrý den,
    používáme ve firmě disk google již 3 roky bez problémů… Máme připlacené uložiště na 100GB, ale i to jsme tím, že jsme vše přehrávali, a zůstávali nám smazané soubory v registru přeplnili. Tudíž jsme vše z disků odstranili včetně i sdílených disků, jednotlivé disky google vyčistili na 0GB… Včera jsem vše z pozice vlastníka nahrála zpět (36GB)…následně jsem dal u jednotlivých hlavních složek sdílení a nastavil jsem práva pro jednotlivé uživatele… Všechny hlavní složky se účastníkům zobrazili, v některých složkách i všechny podsložky a další soubory, ale některé složky zůstaly úplně prázdné. Já jako vlastník na mém google disku, když tyto složky otevřu, tak všechny podsložky a ostatní soubory vidím, synchronizuje se mi na PC a můžu plně pracovat. Když se podívám na disk gogle přes net, tak na podsložkách nemám hlavičky (označení sdílení) a ostatní uživatelé tyto složky prostě nevidí… Podsložek a souborů je tam hodně, tak všem udělovat sdílení mi přijde jako nesmysl, když hlavní složka má nastavené sdílení, tím pádem by mělo platit i pro všechny podsložky ne?? Můžete mi prosím poradit, jak toto vyřešit…

  5. Dobrý den, máme předplacený firemní prostor k využití pro zálohování. Sdílel jsem jej i se svou ženou. Ta tam začala nahrávat nějaká videa – nicméně po chvíli ji začal G-disc hlásit naplnění (14 z 15GB plných…)přitom vše nahrávala do složky na firemním disku, nikoli k sobě… Jak to udělat, aby se to nenhrávalo k ní, ale tam, kam chceme?

    1. Odpověď odeslána na SZ. Google disk odebírá z místa aktuálně přihlášeného uživatele bez ohledu na místo (doménu) kde je sdílení vytvořeno…
      Radek

  6. Dobry den Radku,
    Chtela bych pozadat o radu. Mame slozku a owner me udela novym ownerem slozky. To se podari ale kdyz otevru danou slozku, tak veskere podslozky a soubory opet patri puvodnimu vlastnikovi a ja prava nijak nemohu upravit. Jak tedy predat vlastnictvi i jednotlivych podslozek?
    Dekuji, karolina

    1. Dobrý den Karolíno,

      máte asi několik možností. Manuálně, ale chápu, nepraktické pokud se jedná o více složek. Pokud by se měnilo vlastnictví z jedneho uživatele na druhého v rámci celého Google disku, jde to udělat pomocí nástroje v administraci. Další možností může být doplněk do Chromu (netestoval jsem, jsou psané rozporuplné reakce, takže popravdě nevím): https://chrome.google.com/webstore/detail/transfer-ownership/ndbdlpeegehlbhgnpifancfbnnehoofa/reviews. Další možností je napsání Google Scriptu, stejně tak existuje python script nebo obecnější nástroj GAM https://github.com/jay0lee/GAM/wiki. To je asi tak vše co mě ze sjezdovky napadlo. Pěkný den
      Radek

  7. Dobrý den,
    mohu poprosit o radu ? Ve složce (Google disk) v počítači vidím své soubory, které mám na webu ve složce „Můj disk“. Je nějak možné, abych ve složce v počítači viděla i dokumenty , které jsou na webu pod složkou „Sdíleno se mnou“? Budu ráda za odpověď.

    1. Dobrý den Andreo,
      soubory nebo složky, které máte ve „Sdíleno se mnou“ můžete zobrazovat na „Můj disk“ pokud ve „Sdíleno se mnou“ zvolíte patřičný soubor nebo složku a vpravo nahoře na pásu ikon kliknete na „Přidat na můj disk“ – Ikona Google disku s plusem…

      Pěkný den
      Radek

      1. Dobrý den,
        Pokud takto sdílena data se mnou přidám na Můj disk, bude odečítána kapacita mého Google disku?

        Děkuji,
        Lukáš

        1. Dobrý den Lukáši,

          pokud taková data přidáte na svůj disk (nejste vlastníkem), neměla by se vám snížit kapacita úložiště. To by jste musel udělat kopii.
          Pěkný den
          R.

  8. Dobrý den,
    kolega nám do skupiny nasdílel soubor k úpravám. Když ho otevřu jako Google dokument, vytvoří se ve stejné složce kopie dokumentu se stejným názvem, kterou vlastním, nicméně v nasdíleném dokumentu se změny neobjeví. Když dokument během hodiny otevřu třikrát, objeví se na disku tři nové kopie souboru, další pak od kolegů. Jak zajistit, aby všichni upravující upravovali jeden dokument a nevytvářeli další kopie?
    Moc děkuji za reakci,
    Alex

    1. Dobrý den Alexi,

      a nasdílel opravdu Google dokument? Takto mě to připadá, že děláte kopii z office formátu. Potřeboval bych se spíše podívat, přiznám se, že bych asi více hádal…

      Pěkný den
      Radek

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *