Sedm kulí pro Google Týmové disky

Sedm kulí pro Google Týmové disky

 

Týmové disky Google

Google disk je zde s námi od dubna roku 2012. Za tu dobu nám v mnohém pomohl, ale zažili jsme jsme sním jistě i perné chvilky. A právě ty vedli Google k tomu, že přišel pro uživatele edice G Suite Business a vyšší s řešením nazvané Google Team Drive, hezky česky po našem prostě Týmové disky.

 

První trefa, přehledná organizace je základ

V předchozím článku o efektivní práci s Google diskem jsme mimo jiné zakládali diskovou strukturu z důvodu přehlednější organizace dat a nastavení základního oprávnění. To zde odpadá, týmové disky, ke kterým máme alespoň právo prohlížet se nám hezky zobrazí v levém sidebaru pod souhrnným odkazem Týmové disky. Všichni členové týmu vidí stejná data, nehrozí zde situace, odlišných přístupových práv tak jako se to může stát na Google disku.

Jednou z vlastností Týmových disků je, že administrátor může přes administrativní konzoli členství v týmu upravovat. Například při variantě, že odeberete uživatele s Plným přístupem.

 

Druhá trefa, data jsou přece týmu

Je to jednoduché. Každý uživatel, který vytvoří dokument nebo složku se stává jejím vlastníkem. A jak už víme z předchozího článku o efektivní práci s Google diskem, jedině vlastník může data fyzicky odstranit. A teď si představte situaci, že uživatel, který možná vytvořil stovky, tisíce a více souborů a složek ze společnosti odejde. Pokud administrátor nepřevede vlastnictví na jiného uživatele před vymazáním uživatele, o data jednoduše přijdeme (přesně po pěti dnech). Grrr, to je zlé, to je přímo hrozné.

Týmové disky si s tímto problémem poradí o poznání lépe. Vymazáním uživatele nedojde k vymazání jeho dat. Právem pak říkáme, že data patří týmu.

 

Třetí trefa, uživatel tvoří, ale nemůže bořit

Uživatelům můžeme nastavit o něco jemnější práva než na klasickém Google disku. Jde o přidání možnosti, kdy uživatel může data vytvářet (soubory, složky), ale nemůže je mazat. Jak moc dobře vím, mnoho z vás tuto možnost ocení a zaplatí možná i zlatem:)

Google Team Drive, týmový disk Google, práva, sdílení

 

Čtvrtá trefa, koš do každého týmu

Ano, každý týmový disk má svůj vlastní koš. Tam najdete data, které uživatelé smazali. Ale pouze po dobu třiceti dnů. Pak dojde k fyzickému odstranění.

Google Team Drive, týmový disk Google, vymazání, koš

 

Pátá trefa, vyhledejte jehlu v menší kupce sena

Zatímco na Google disku vyhledáváte přes všechna data, tak při použití Týmových disků je to trošku jinak. Vyhledání můžete omezit na konkrétní Týmový disk. Drobnost, ale vím, že mnozí uživatelé po této funkcionalitě dychtivě volali.

 

Šestá trefa, zrcadlo, řekni mě kdo je nejkrásnější

Týmový disk umožní personalizovat záhlaví pomocí změny motivu. Je to spíše drobnost, která nemá žádný dopad na fungování disku, ale vhodným motivem můžete potvrdit obsah, kategorii týmového disku. A pak, je to přece jen hezčí:)

Google Team Drive, týmový disk Google, personalizace

 

Sedmá trefa, vrátíme se zpět na zem?

Je fér ukázat i nevýhody, které Týmový disk v současné tíží. Vysledoval jsem, že pokud edituji Google dokument, tabulku nebo prezentaci na týmovém disku, není možné na rozdíl od uložení na Google disk tyto soubory rovnou odeslat emailem.

Spanning backup, který používám pro automatické zálohování zatím zálohu dat na Týmovém disku také neumožňuje. Dle prohlášení vývojářů se můžeme těšit na Q3/2017.

Používáte synchronizačního klienta Google Drive? Data uložená na Týmovém disku nebudete moci vybrat pro vzájemnou synchronizaci (ani tam ta volba není). Šlendrián, ne zcela. Google počítá s tím, že k tomu použije novinku s názvem Drive File Stream. Ta zatím není veřejně dostupná, ale potvrzuji, funguje a týmový disk opravdu zná a umí.

Týmové disky jsou jednoduché a přehledné, což se může stát i jejich nevýhodou v případě větších organizací. A to hlavně v případě, kdy budete muset zajistit organizaci dat pro mnoho uživatelů s rozličnými požadavky na zabezpečení a přístup k datům.

Týmový disk je stále novinka a tak některé funkcionality mohou a zřejmě budou postupně doplňovány.

autor Radek Pohnán

Jsem Google Cloud Partnerem a držitel prestižní certifikace Google Certified Deployment Specialist. Rád vám poradím, zda jsou Google aplikace G Suite vhodné i pro vás. Naučím vás, jak je správně a naplno používat. Ale pokud uvidím, že se pohybujete v jiném světě, na rovinu vám to řeknu.

2 comments

  • Karel Řehák

    20. 9. 2018 at 11:16

    Dobrý den,
    chtěl jsem začít Team Drive využívat, ale v nastavení, kde by měla být možnost jej aktivovat, jsem ho nenašel. Je tato služba jen pro dražší balíčky G Suite, nebo by měla fungovat všem?

    Reply

    • Radek P.

      20. 9. 2018 at 11:23

      Dobrý den,

      ano, je potřeba minimálně G Suite Business. Pokud potřebujete pomoci s licencí, prosím kontaktujte mě na radek.pohnan@cleverity.cz.
      Děkuji Radek

      Reply

  • Sdíílený disk

    18. 2. 2020 at 11:02

    Dobý den,
    teď se zrovna učím s týmovým diskem (nově se to jmenuje sdílený disk) a patřeboval bych udělat kopii složky, která je již na disku a nedaří se mi to i když mám veškerá oprávnění.
    Dám konkrétní příklad: Na týmovém disku je složka „Výkazy Leden“. Já bych potřboval udělat na disku kopii této složky včetně všech souborů, kterou bych si následně přejmenoval na „Výkazy únor“ a upravil některé soubory v této složce, přičemž původní složka by zůstala nezměněna.
    Jedinný způsob na který jsem přišel je stáhnout složku na lokální disk, udělat úpravy a složku nakopírovat na sdílený disk, ale je to příšerně nepohodlné.
    Když kliknu na složku na sdíleném disku, možnost kopie se vůbec nenabízí, je tam jen přesunout, přejmenovat stáhnout označit hvězdičkou atd. ale kopie tam prostě není.
    Co prosím dělám špatně?

    Reply

    • Radek P.

      4. 3. 2020 at 14:08

      Dobrý den,
      není, viz. možnosti jak popisujete nebo to řešit pomocí nástrojů třetích stran na duplikaci nebo pomocí scriptu… Ono otázka, jestli to nedělat pomocí klasického Google disku (případně, jaké je vaše workflow a zda by to nešlo jinak zjednodušit)….
      Radek

      Reply

Okomentovat

Váš e-mail nebude zveřejněn. Povinné údaje jsou označeny *

RYCHLÝ KONTAKTRadek Pohnán
Jak můžu pomoct vám? Napište mi a něco vymyslíme.
KDEKOLIV V ČR NEBO KDE JE INTERNETMěstys Škvorec, Praha - východ
mapa-cleveity-slepa
JSEM SOCIÁLNÍ AJŤÁKPropojíme se?
Preferuji sociální síť Linkedin. Právě tam pro vás publikuji nejvíce novinek, článků a tipů ze světa Cloud technologií.
warengo
RYCHLÝ KONTAKTRadek Pohnán
Jak můžu pomoct vám? Napište mi a něco vymyslíme.
KDEKOLIV V ČR NEBO KDE JE INTERNETMěstys Škvorec, Praha - východ
mapa-cleveity-slepa
JSEM SOCIÁLNÍ AJŤÁKPropojíme se?
Preferuji sociální síť Linkedin. Právě tam pro vás publikuji nejvíce novinek, článků a tipů ze světa Cloud technologií.
warengo

Všechna práva vyhrazena © 2020 Cleverity.cz.

Ilustrace © Ladislava Pechová.

Všechna práva vyhrazena © 2020 Cleverity.cz. Ilustrace © Ladislava Pechová.