+420 606 33 99 37
Efektivita, šablony, psaní textu, textexpander

Jak jde efektivita ruku v ruce s leností?

Co je to za blbost. Děláte si srandu. Ne tak zcela. Představím vám velice jednoduchou aplikaci. Aplikaci, která získala prestižní výsadu být mezi prvními, které na nový počítač automaticky instaluji.


Nejlepší věci jsou prostě jednoduché

Princip je snadný. Každý z nás píše s různou frekvencí stále dokola opakující se texty. Potřeba řešení se zvyšuje s délkou a počtem takových textů. Dám vám příklad.

Každý den napíšete několik odpovědí na poptávku. Možná jste kreativec a každá odpověď je originál hodný mistra Karla Čapka. Pokud to tak máte, možná změňte profesi a začněte psát. Pokud vás rutinní činnosti obtěžují (přiznávám se bez mučení na palečnici, že mě ano), tak se pokusíte vykřesat zázrak.

Zkrátka vytvoříte dostatečně kvalitní a použitelný text. Nevytváříte nic jiného než šablonu textu. V našem případě text odpovědi na poptávku. Následně šablonu opakovaně používáte. Pokud psaní odpovědí na poptávku není vaší hlavní činností, ušetřený čas můžete věnovat klíčovým činnostem. Sami budete překvapeni, kolik času ušetříte. V součtu to může být minimálně jeden pracovní den ročně.

V nejjednoduším případě si šablony uchováváte na určeném místě a pomocí COPY & PASTE vkládáte tam kam aktuálně potřebujete.

Popravdě, tento způsob léta zdá se mi poněkud nešťastným.


Jde to mnohem lépe s komorníkem

Princip je triviální. Stejně tak jako platilo kdysi, dobrý komorník je nepostradatelný. Vaším moderním komorníkem se stane aplikace. Ta uchová vaše geniální texty, zkratky, prostě šablony textů. Dovolí vám si je pojmenovat a nadefinovat sekvenci znaků (zkratku), kterou konkrétní textovou šablonu (snippet) aktivuje. Napíšete zkratku a místo ní se vloží textová šablona.

Představme si to. Píšeme v e-mail klientovi odpověď na nabídku. V těle e-mailu napíšeme zkratku a voalá. Nastane kouzlo. V okamžiku se zkratka nahradí textem šablony. Prosté, geniální.

Efektivita použití textových šablon, úspora časuSamozřejmě, efektivní nebudete v okamžiku, kdy zkratka není o moc kratší než nahrazený text:)

Jaký systém pro vytváření zkratek používám? Zvykl jsem si na systém, kdy zdvojuji první písmeno např. ppodpis

Např. zkratkou iic vložím své ič 60599251 (což nepředstavuje úsporu časovou, ale kdo si to má sakra pamatovat:)

V následující ukázce zkratka lorem1 vkládá “slepý” lorem text


Ukažme si komorníka tak trochu na ostro

Obrázek vydá za tisíc slov. Podívejme se na rozhraní aplikace.

Efektivita, šablony, psaní textu, textexpander ukázka rozhraní
Ukázka rozhraní, definice zkratky a zástupného textu

Dobrý komorník toho zvládne mnohem víc

Dobrý komorník byl vždy placen zlatem. U dobrých aplikací je to rozhodně argument proč otevřít peněženku. Pokročilé apky umí tvořit nejen “holé” texty, ale i použít formátování textů. Umí vkládat definované textové pole, proměnné. Dokáží zachytávat nejvíce používaná slova nebo slovní spojení pro statistiku, pro návrhy. Jsou multiplatformní a veškeré šablony vzájemně synchronizují.

Mým komorníkem je borec se jménem TextExpander. Jeho výhodou je znalost mnoha prostředí. I když se hodně dobře dlouho orientoval ve vodách Mac OS, iOS tak se naučil plavat i v MS Windows. To byla jistě veliká výzva:)

Příklad ukázky náhrady zkratky textem

Nevýhodou se může zdát požadavek na pravidelnou měsíční nebo roční rentu. Za tu se vám však  poskytne službu na všech vašich latifundiích. Nejen na prostorném místě zvaném desktop, ale i na laptopu. Je samozřejmě dostatečně mobilní:)


Co dělat, pokud si komorníka nemůžete dovolit?

Existují varinty zabudované přímo do operačního systému. Například v Mac OS. Náhradu textu hledejte v předvolbách systému pod volbou klávesnice a nabídkou text. Výhodou je plná integrace a fungování ve všech aplikacích.

V Google Gmail můžete textové šablony aktivovat v nastavení na záložce Laboratoř pod volbou Předpřipravené odpovědi. Nevýhodou je použití pouze ve službě Gmail (pouze pro web rozhraní). Používání se mě subjektivně zdá trošku nepřehledné.

Pokud používáte doplněk Gmelius, můžete použít hezky zpracovanou vlastnost vkládání šablon textů. Využití je opět pouze pro službu Gmail (pouze pro web rozhraní), ale získáte přeci jen o něco lepší možnost ovládání a nastavení.

Obě možnosti, jak Gmelius tak i Předpřipravené odpovědi v Gmail na rozdíl od aplikace TextExpander umí současně vyplnit i předmět e-mailu.


Skoro tajné informace k aplikaci TextExpander

  • Pro plnohodnotné používání na iOS systémech, je potřeba aktivovat klávesnici. Přes ní pak vyvoláte náhradu zkratky za text.
  • Vytvořte si jednoduchý systém pro pojmenování zkratek. Pokud si nejpoužívanější zkratky nevybavíte, celé řešení degradujete.
  • Pokud používáte hodně šablon textů, využijte možnosti organizace pomocí kategorií.
  • Ročním předplatným ušetříte.
  • Přestože je aplikace velice jednoduchá, překvapí vás rozsáhlými možnostmi při definici šablon. Pro inspiraci se podívejte na lifehacker.

Které další aplikace jsou kandidátem?

Dalším kandidátem na článek je klíčenka hesel 1Password, ale třeba i aplikace, ve které momentálně tvořím veškeré texty pro blog. Co vy na to?



Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *