Zlepšení evidence, agendy městyse pomocí G Suite
Google aplikace G Suite dokáží pomoci v mnoha oblastech. Nastíním zde řešení, které jsem použil pro městys (obec velikostí mezi vesničkou a městem:). Řešení je univerzální, lze aplikovat na jakoukoli podobnou činnost. Zde se budeme bavit o evidenci, hlášení závad a evidenci plánovaných kulturních akcí. Ve své podstatě jde
- o zavedení jednotného místa, kde se uvedené položky evidují / prospěje to zavedení pořádku a informovanosti pověřených osob
- možnosti online vkládání položek / znamená zjednodušení pro občany
Které problémy bylo potřeba vyřešit?
- chaos, nedalo se jednoduše nahlédnout na data
- odpovědní pracovníci neměli přístup k datům
- neexistovala žádná možnost statistik a přehledů
- neexistoval možnost notifikací atd.
Jaké Google aplikace se použily v uvedeném řešení?
- Google formuláře, slouží pro jednotný vstup od občanů
- Google tabulky, slouží pro evidenci a jednotný náhled na data, přístup mají pověření pracovníci úřadu
- Google script, slouží pro drobné automatizace aneb co nechceš dělat tak automatizuj
- Google Data Studio, slouží pro zobrazení přehledů, dashboardů
Jednoduchý proces agendy městyse
Popíšeme si proces evidence hlášení závad. Občan má možnost pomocí Google formuláře nahlásit závadu. Vše může učinit online, bez nutnosti chození na úřad. Položka se následně propíše do Google tabulky (a pokud je relevantní), nastaví se jí příznaky a pomocné stavy pomocí Google skriptu. Dojde také k notifikaci pověřených pracovníků. Pokud se následně změní stav hlášení, například dojde k opravě, provede se změna stavu.
Google Data Studio čerpá informace z Google tabulky. Dokáže zobrazit statistiky a přehledné informace např. o tom, jaké závady jsou v řešení, kolik závad se procentuálně vyřešilo atd. Na obrázku je vidět výřez ze statistik kulturních akcí.
Podobný princip se uplatňuje při hlášení kulturních akcí. V obou dvou případech je podstatné sdílení informací, existuje pouze jeden zdroj informací a máme možnost zobrazení základních statistik. V případě kulturních akcí se pak data z Google tabulky používají do tištěného čtvrtletníků, na plakát měsíčních akcí, ale také jako zdroj kulturních akcí pro webové stránky městyse.
Ve článku je naznačen způsob použití, realizovaných případů na podobném principu (sběr dat – vyhodnocení – prezentace) může být nepřeberné množství.
