Nenechte se vyrušovat poštou v Gmailu, Inbox zero, 4D
Jedno latinské přísloví říká: „Kdo pronásleduje dva zajíce, nechytí ani jednoho“. Pokud se potřebujete na práci soustředit, nemůžete se nechat rozptylovat.
Jedním z narušitelů soustředěnosti bývají emailové notifikace a e-mailové zprávy obecně. Podívejme se na to, jak si můžeme přizpůsobit poštovního klienta Google Gmail.
Organizace práce v Gmailu a můj Inbox zero
Ve zkratce naznačím pár principů, které dlouhodobě používám a na školení posluchače také učím.
- doručenou poštu (Inbox) zpracovávám v dávkách
- poštu vyřizuji dle možností párkrát za den (2x denně atd.)
- mám vypnuté notifikace
- nové zprávy mě dorazí až já sám chci
- v doručené poště mám jen nevyřízenou korespondenci, ostatní zprávy jsou v archívu, koši nebo spamu
- příchozí poštu automaticky označuji štítky (třídím) pomocí pravidel (používám pár štítků)
- pokud je informace platná za nějakou dobu, email „odložím“ na vhodný čas (automaticky se „probudí“ ve vybraném čase)
- doručenou poštu zpracovávám metodou 4D (Delete, Delegate, Do, Defer)
- pokud email hledám, používám síly Google vyhledávání a pomáhám si použitím klíčových slov a operátorů
Nerušit, pracuji – uspěte si poštu na vhodný čas
Dlouhodobě jsem používal doplněk Gmelius (byl jsem Beta tester). Gmelius je takovým tunningem vašeho Gmailu. Pravda je, že Google některé věci doplnil a dnes se bez něj už obejdu. Oproti doplňku Bumerang neuměl pozastavit resp. zobrazit nově přijaté e-maily ve vhodnou dobu. A tak jsem si vyrobil add-on „Soustředníček“ do pravého sidebaru.
A tak jsem si vypomohl vlastním systémem. Co mě vyřešil?
- nové e-maily během dne nechodí do Doručené pošty – Inboxu
- v rozšíření vidím počet zadržených e-mailů, které mohu jednorázově uvolnit (pokud „vyměknu“). Pokud by bylo pokušení veliké, dokáži na sebe uplést ještě větší bič a přidat nutnost opisu přiměřeně složitého kódu atd.
- mohu si odesílatele označit jako VIP – pro přednostní zpracování v budoucnu
- naopak mohu odesílatele označit a nadále ignorovat do budoucna
- e-maily se primárně na základě události v kalendáři – Zpravování e-mailů “oživují” samy – pouze v této době je obdržím do Doručené pošty
- díky práci s kalendářem si plánuji si úseky, kdy zpracovávám pouze e-maily
- k systému jsem si připravil malou statistiku
Jak mě systém Inbox zero pomohl?
E-maily během víkendu díky “vychytávce” nečtu – neplánuji si víkendové zpracování e-mailů v kalendáři. Naopak, během pracovní doby, nemám nutkání nekontrolovatelně nakukovat do Pandořiny skříňky jménem Inbox.
E-mail od důležitých klientů má výjimku.
Zpracování e-mailů provádím naplánováním události v Google kalendáři (klidně i pomocí opakující se události) na čas, který je si zvolím.
Stejně jako princ probudil Růženku, v daném čase kalendářové události „Práce s e-maily“ se Inbox probudí. Veškeré do té doby zadržené e-maily se najednou zobrazí.
Nevyřízené emaily zpracovávám pomocí metodiky 4D (Delete, Delegate, Do a Defer). Nutno podotknout, že některé emaily se mně v Inboxu vyřídí samy (pomocí integrace a přesunu e-mailu do CRM nebo Projektového nástroje). Budou to povětšinou emaily z kategorie 4D – Defer.
Díky systému jsem snížil četnost bloumání v Inboxu. Snížil jsem počet “zbytečných” emailů. Snížil jsem čas nutný na vyřízení emailů. Doručenou poštu – Inbox mám velice přehledný.
Počet nevyřízených e-mailů mě nestresuje. E-maily obdržím v okamžiku, který uznám za vhodný.
Co doporučuji vám, co můžete udělat okamžitě
- vypněte si veškeré notifikace
- odhlaste se ze všech obtěžujících newsletterů, snižte počet nepotřebných e-mailů na minimum
- pokud nelze jinak, obtěžující emaily automaticky mažte nebo adresáta blokujte
- pravidelně zpracovávejte doručenou poštu, lze to dělat méněkrát často, než si myslíte
- automatickým pravidlem kategorizujte e-maily
- upravte si doručenou poštu a nastavení klienta tak, aby vám vyhovovalo (aktivujte si šablony zpráv, funkci odeslat a archivovat, klávesové zkratky…). Naopak si vypněte notifikace a pokud nepoužíváte automatický systém Důležité e-maily, vypněte i je. Upravte si zobrazení štítků. Obecně doporučuji systém resp. poštovního klienta osekat o vše, co nepoužíváte.
- vše co do e-mailu nepatří, dejte do jiných nástrojů (úkoly, projekty, obchodní případy…)
- odložte si na vhodný čas e-maily, které aktuálně nepotřebujete
- inspirujte se u ostatních, ale jen vy si nastavíte systém tak, aby vyhovoval přesně vašemu workflow
- pracujte chytře, předpřipravené šablony zpráv vám ušetří spoustu času a zbaví vád nudné a opakující se práce (v pohodě takto ušetřím minimálně jeden pracovní týden ročně)
- automatizujte vše, co vám dává smysl (jako partner používám u klientů Integromat nebo vlastní Google skripty)
- část agendy řešte jiným systémem, například na domlouvání schůzek použijte raději rezervační nástroje atd.
Zmiňuji zde systém Inbox zero a 4D. Beru si z nich pár myšlenek. A co pomáhá vám? Máte nějaký váš oblíbený fígl nebo nastavení, které doporučujete pro ostatní?
