Část první, jakoby předehra zjednodušovací. Preferujete také zjednodušení nebo zefektivnění zaběhlých postupů? V Google aplikacích G Suite k tomu máme mnoho příležitostí. Obzvláště, pokud do soukolí běhu zapojíme automatizaci pomocí Google scriptu.
Centrální evidence úkolů vás zbaví chaosu
Část druhá, vykonej akt. Na školeních Gmailu ohledně “debordelizace” poštovní schránky učím používat zjednodušené principy Inbox Zero v kombinaci s metodou 4D (delete, do, delegate, defer). Zákonitě bývá položen dotaz, kde vést dlouhodobé úkoly (defer). Popravdě, e-mail klient na to prostě nebyl nikdy určen.
U každého z nás to bude jiné. Bude záležet na prostředí, typu práce, velikosti organizace, zda máte nebo nemáte zavedené projektové nebo procesní řízení atd.
Dobrá, co ale s tím? Položme si jinou otázku: “Jaké principy používáte, aby jste byl efektivnější, měli ve věcech větší přehled a pořádek, dokončovali úkoly včas, jednoduše zjistili stav úkolů atd.”?
Mé principy pro jednoduchou evidenci úkolů na poli freelancera
Evidujte úkoly na jediném místě. Je jedno, jestli se jedná o speciální aplikaci, poznámkový blok, kalendář, úkolovník. Každému bude principiálně vyhovovat něco jiného.
Osobně preferuji, aby byl systém maximálně jednoduchý a režie při evidenci úkolů byla co nejmenší. Potřebuji mít data o úkolech, projektech k dispozici. Potřebuji také rychle zjistit stav věcí. Vše co lze doporučuji automatizovat. Čím méně aplikací nebo systémů k vyřízení potřebujete, tím lépe. Například můj styl práce si vystačí ponejvíce z bezpapírovou kanceláří G Suite.
Řízení projektů a evidence úkolů s Freelo
Freelo je český nástroj na řízení projektů. Za mne má skvělé navržené rozhraní, je přehledný a dostatečně jednoduchý. Super věc, kterou oceňuji je, že mohu klientovi publikovat stav projektu ve formě odkazu bez nutnosti nutit klienta k registraci.
Freelo má k dispozici veřejné API rozhraní. Nic nebrání použití Google scriptu s napojením na API Freela k tomu, aby se “něco” dělo bez vaší posvátné ruky.
Automatizace evidence úkolů a pro řízení projektů
- Kontaktní formulář, odpovědi se evidují zároveň v Google tabulce a ve Freelu, kde se vytváří úkol s termínem +2 dny (včetně přepisu jména, příjmení, e-mailu, telefonu a dotazu). Pokud kontakt neexistuje, vytváří se zároveň v Google kontaktech se štítkem kontaktní formulář.
- E-maily zaslané na adresu podpory. Zapisují se jako úkol ve Freelu s termínem +1 den (přepisuje se e-mailová adresa, předmět a tělo zprávy). Email se označí v Gmailu štítkem <podpora> a rovnou se archivuje – dodržuje se tak opět princip Inbox Zero.
- Pokud v Gmailu přenesu na e-mail štítek <podpora>, opět se ve Freelo vytváří úkol, stejně jako v předchozím kroku, včetně následné archivace e-mailu.
- Do e-mailu mě chodí generické zprávy, že mám něco udělat (zaplatit, aktualizovat pluginy, vyzvednout zásilku atd.). Opět lze automatizovat a udržovat úkoly v jediném systému.
Jaké další výhody uvedené řešení přináší?
Fakturuji čas dle vykázaných minut. Doposud jsem používal jednoúčelovou aplikaci, která měřila čas právě prováděného úkonu. To samé nyní mohu dělat ve Freelu. Stačí, když nad daným úkolem spustím stopky. Pokud úkol dokončím, mohu rovnou vytvořit fakturu (používám aplikaci Fakturoid). Uvedenými kroky jsem podstatně zjednodušil své workflow a systém omezil na použití aplikací G Suite + Freelo + Fakturoid.
Zajímalo by mne, jak to máte vy? Máte jednodušší nebo složitější systém? Jste s ním spokojeni? Šetří vám čas, je přehledný? Budu rád, když mě o tom napíšete.
