Budoucnost v G Suite aneb co nás čeká? Google disk a dokumenty
Chcete znát svůj osud? To se vám zřejmě nepodaří, ale kam se ubírá svět Google aplikací G Suite vám mohu nastínit. Já jsem plný očekávání.
Podotýkám, následující text vznikl na základě prvotních informací, nové funkcionality jsou stále ve stádiu testů a ve finální verzi G Suite to může být jinak. Materiály v textu použité byly prezentovány na Google konferenci NEXT 18.
Google disk jede na vlně spolupráce
Na tyto změny se opravdu moc těším. Jde převážně o širší podporu spolupráce a Google disk přináší některé funkce ze světa DMS – dokument management systémů.
Metadata
Budou součástí předplatného G Suite Business a vyšších. Další z důvodů, proč používat G Suite Business,
V rámci Google disku budete moci popisovat data pomocí metadat (představte si je jako normální strukturované popisky) ve formě kategorií a následně ve formě vlastností. Pro názornost si budeme moci vytvořit například kategorii Rozpočet. Vlastnost pak bude Rok s možností výběru hodnoty dle roků a například také vlastnost Stav s možností výběru V přípravě, Schváleno atd…
Metadata nám dají strukturovanou (pevnou) možnost popisu dat. Metadata a vlastnosti budeme moci použít ve vyhledávání. Za mě palec na horu.
Workflow, proces schvalování
Budou součástí předplatného G Suite Business a vyšších.
Představte si situaci, že píšete důležitý dokument. V určité fázi si potřebujete nechat dokument posoudit, oficiálně ho označit jako platný. To se může hodit pro schválení různých šablon, směrnic, cenových nabídek atd. Sami si dokážete představit spoustu jiných příkladů.
V G Suite se tak objeví možnost poslat dokument ke schválení. Jakmile bude dokument schválen (a může to být i více uživateli), dokument se uzamkne. Editor (tipuji vlastník – není specifikováno) bude mít možnost dokument zpětně odemknout. Možnost zamknutí dokumentu pro následné úpravy bude další funkcionalitou G Suite.
Rozšíření sdílení o zaslání PIN kódu
Uživatelům bez Google účtu můžete nyní nasdílet dokument pomocí odkazu. Google v G Suite doplní možnost ověření přístupu pomocí vygenerovaného PIN kódu. Věřím, že toto dá Google možnost práce s dokumentem pod jiným než Google účtem, který však nebude anonymní (Dnes když dokument nasdílíte odkazem, nedokážete uživatele přiřadit)
Google drive Jako součást pravého sidebaru
Novinkou v Google Gmailu je pravý sidebar, který nám v současné době okupuje Google kalendář, Google Keep a Google úkoly. Obdobně by se zde měl ukázat Google disk. Novinkou bude sidebar jakou součást Google dokumentů ale zřejmě i tabulek a prezentací. Na to se opravdu moc těším.
Google drive a nový Prioritní panel
Google drive by se měl dočkat speciálního panelu s prioritním obsahem. Uživatel by tak měl získat rychlý a ucelený pohled na důležitá data bez ohledu na to, v jaké adresářové struktuře se nachází.
Peklo zamrzlo, Google v G Suite přidá regiony.
Znáte to, občas nějaký šťoura zabředne do toho, že nehodlá svá data uchovávat mimo EU prostor (datacentra). V článku ohledně GDPR popisuji technický aspekt věci. Sám jsem nenarazil na právní normu, která by toto v České republice nařizovala. Setkal jsem se ale s tím, že například v Rusku nebo Chorvatsku nesmějí být účetní data ukládána mimo patřičný stát.
Google tyto hlasy vyslyšel a půjde tak pro nás Evropany vynutit ukládání dat v rámci G Suite pouze do datacenter v Evropě – region EU.
