Uspořte čas, peníze díky automatizovanému vytváření dokumentů
Po skončení přednášky se za mnou zastavil jeden z posluchačů. Prý že bydlí nedaleko mého bydliště, má G Suite, mnoho jablečných krabiček a jestli by mne mohl někdy v budoucnu kontaktovat. Vyměnili jsme si vizitky a rozloučili se. A příběh by zde mohl skončit.
Připravujeme se na start, tvorba znaleckých odhadů na iPadu
Příběh ale neskončil. Dnes již klient se opravdu ozval. Měl takovou ideu, že by tvořil znalecké posudky přednostně na iPadu, hlavně v případě cest vlakem např. na trase Praha – Ostrava, kam často jezdí. Probrali jsme používané pracovní workflow a udělali drobné úpravy. Používaný vzor pro posudky byl vytvořen v konkurenčním prostředí. I když vzor posudku Google dokumenty zobrazovaly bez potíží, byly navrženy drobné vizuální úpravy a předělávky. Klient také požadoval, mít stále možnost doplňovat a počítat kalkulace posudků v tabulkovém kalkulátoru.
Po provedení úprav následovala zkouška ohněm. Protože test dopadl dobře, klient začal používat veškeré funkcionality balíčku G Suite v rámci celé organizace. Díky optimalizaci šablon dosáhl časové úspory a mohl začít pracovat na služebních cestách s odlehčenou „tablet“ variantou.
Generování dokumentů jako požadovaný stav
Cílem celého řešení bylo poloautomatické vytváření dokumentace, znaleckých posudků a expertiz. Generování dokumentů probíhá na základě vyplněných (strukturovaných) dat. Princip je prostý. Pracovník vyplní potřebná data pomocí jednoduchého Google formuláře. Ty se automaticky přepíší nejen do souhrnné tabulky, ale také do nově vzniklého dokumentu na základě definované šablony. Standardně se uvedené dokumenty mohou tvořit pomocí Google skriptu. V uvedeném řešení jsme použili Add-on / rozšíření Document Studio, které v tomto konkrétním případě dává zákazníkovi o něco širší možnosti volby.
Celý proces vytváření dokumentů snižuje administrativní zátěž pracovníků Znaleckého institutu. Jak se nám majitel společnosti svěřil, došlo ke značné úspoře času nutného k tvorbě dokumentace. A to tak výrazně, že po odchodu jednoho z pracovníků nemusel na jeho místo nabírat nového kolegu. Jednalo se tak o úsporu jednoho pracovního místa v kolektivu aktuálně čítajícím deset kolegů.
Znalecký institut s.r.o.
Znalecký institut s.r.o. je ryze česká společnost zabývající se ekonomikou – oceňováním. Díky naší síti vysoce zkušených znalců a odhadců působíme po celé České republice i mimo ni. Naši klienti spoléhají na naše rady, znalosti a zkušenosti v tomto specializovaném odvětví a díky našim službám posilují svůj ekonomický přínos a účetní hodnoty. Nabízíme širokou škálu služeb na nejvyšší možné úrovni.
Znalecký institut s.r.o. je pro-klientsky řízená společnost věnující se poradenství a službám, poskytovaným časově a nákladově efektivním způsobem.
