Automatizace a evidence přijaté poptávky (lead) pomocí kontaktního formuláře
I jednoduché řešení může být účinné. Mám zavedený jednoduchý systém, kde se mě poptávky přijaté pomocích kontaktního formuláře na webu přímo evidují v CRM Anabix (affiliate odkaz s výhodou 60 dní dema). Co jsem tím získal?
- přehlednost, poptávky (lead) spravuji na jediném místě
- rovnou se mě tvoří databáze kontaktů
- minimalizuji počet vyplněných informací
- šetřím čas
- nad poptávkou pak spouštím další operace
- je to proces, který mohu vylepšovat (například nezapomínat)
- vše co mohu, automatizuji
Workflow správy a evidence poptávky
Popsané řešení ukazuje jednu cestu od vyplnění kontaktního formuláře. Následuje cca 300 řádků kódu v Google Scriptu, který se postará o zbytek.
Návštěvník na webu cleverity.cz vyplní kontaktní formulář. Jakmile jej odešle, do práce nastupuje pracovník se jménem Google Script.
Zjistí, jestli vyplněné údaje už neexistují v Google kontaktech. Pokud tomu tak není, založí Google kontakt (přece jen s poptávajícím, LEADem budete komunikovat). V Google kontaktech to pak vypadá následovně:
S podobnou logikou se kontakt založí v CRM, zde je konkrétně řešeno napojení pomocí API do Anabix CRM.
Pokud je vyplněné IČO, spouští se rutina, která z veřejně dostupného rejstříku ARES načte požadovaná data k založení společnosti. Konkrétně se zapisuje název firmy, IČO, adresa sídla společnosti, e-mail a telefon. A k uvedené společnosti se „napáruje“ již vytvořený kontakt.
Než pracovník Google Script odejde na přestávku, založí jako poslední rutinu obchodní případ. Jméno obchodního případu obsahuje předdefinovaný vzor: Jméno Příjmení \ LEAD KF. Obchodní případ je párovaný s konkrétním kontaktem. Do popisu OP se přenese vyplněná poptávka z kontaktního formuláře a automaticky se generují další příznaky, parametry obchodního případu.
Následující kroky ve správě poptávky, leadu?
- generování adresářové struktury, složky klienta na Google disku
- vytvoření nezbytných dokumentů pro zaslání nabídky
- Anabix CRM umožňuje pracovat s triggery. Např. Pokud se obchodní případ podaří uzavřít, vygeneruje se automaticky úkol např. Realizace projektu.
- Projekty eviduji ve Freelo, takže zde nastoupí opět automatizace a vytvoří se úkol. Zvažuji, jestli rovnou nezakládat projekt a pak dílčí úkoly. Řešení nechám jako překvapení na příště, jako volné pokračování článku.
Proč to všechno takto dělám?
Z principu nemám rád opakující se rutinní záležitosti. U nich věřím, že se dají automatizovat a optimalizovat. V důsledku pak šetříte svůj čas. Řešení pracuje podle vašeho nastaveného procesu, což znamená, že získáváte předem definován údaje, udržujete si evidenci a nemusíte vše držet ve vaší mozkovně.
A bonus pro prvního z vás na závěr. Pokud kompletně vyplníte kontaktní formulář a do pole „Napište mi prosím, jak vám mohu pomoci“ vepíšete také tajný kód: „ToJeBoží“ získáte jednu hodinu konzultace nebo školení G Suite zdarma:)
